Organisation: Association Africaine d’Économie et de Politique de la Santé (AfHEA)

Lieu de service / Localisation: Télétravail avec déplacements occasionnels vers les sites opérationnels/de conférence de l’AfHEA.

Date de prise de fonction prévue: 1er Janvier 2026

Contexte

L’Association africaine d’économie et de politique de la santé (AfHEA) est une association bilingue ( Anglais et Français) regroupant des experts en économie et en politique de la santé de toute l’Afrique. L’AfHEA œuvre à renforcer la recherche, le dialogue politique et le renforcement des capacités en matière d’économie et de financement de la santé afin de promouvoir des systèmes de santé équitables, efficaces et effectifs sur tout le continent. Afin d’améliorer sa gouvernance et son efficacité opérationnelle, l’AfHEA cherche à engager un(e) secrétaire consultant(e) capable d’apporter son soutien en matière de gouvernance, de gestion et de planification de conférences. Le/la secrétaire jouera un rôle central dans la coordination des activités du Conseil d’administration, de la direction et des comités de l’AfHEA, en tant que dépositaire des documents clés et en assurant une communication effective entre les membres bilingues de l’Association.

Cahier de charge / TDR

Sous la direction et la supervision du directeur exécutif, le/la Secrétaire de l’AfHEA exercera les fonctions suivantes afin d’atteindre les objectifs de l’Association dans les délais impartis. Dans l’exercice de ses fonctions, le/la Secrétaire doit respecter à tout moment le caractère bilingue de l’Association. Bien qu’il s’agisse principalement d’un rôle de conseiller, celui-ci devrait occuper environ 70 % du temps de travail du/de la consultant(e), compte tenu de l’étendue de ses responsabilités en matière de gouvernance, de gestion et d’opérations. Les fonctions du/de la Secrétaire comprennent, sans s’y limiter, les tâches suivantes :

1. Fonctions et responsabilités liées à la gestion du Conseil d’administration

• Planifier et organiser les réunions du conseil d’administration de l’AfHEA conformément aux procédures opérationnelles standard du Conseil.  
• Assurer la liaison avec le Président du Conseil d’administration et le Directeur exécutif concernant l’ordre du jour des réunions du Conseil d’administration 
•  Préparer les documents de travail et le matériel pour toutes les réunions du Conseil d’administration et les partager avec les membres du Conseil avant les réunions.
• Assister aux réunions du Conseil d’administration et en rédiger les procès-verbaux.
• Finaliser et transmettre le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration aux membres du conseil après approbation par le directeur général.
• Superviser la planification et le déroulement des réunions des sous-comités du Conseil d’administration. 
• Assister aux réunions organisées par chaque sous-comité du Conseil et en rédiger les procès-verbaux.
• Diffuser les procès-verbaux des réunions des sous-comités du Conseil aux membres.

• Fournir aux membres du conseil d’administration tous les documents nécessaires lors de chaque réunion du Conseil.  

2. Fonctions et responsabilités de gestion

• Superviser la planification et l’exécution des réunions du comité de direction et du comité exécutif de manière régulière ou selon les besoins.  
• Assurer la liaison avec le Directeur Exécutif (DE), les membres du Comité Exécutif, le Directeur des Opérations (DDO) et les autres cadres supérieurs afin de définir les ordres du jour des réunions, de veiller à ce que les documents pertinents soient préparés et à ce qu’un suivi soit assuré pour les mesures convenues. 
• Rédiger et diffuser les procès-verbaux de chaque réunion du Comité de Direction et du Comité Exécutif après approbation par le Directeur Exécutif.  
• Participer aux réunions de projet, rédiger les procès-verbaux pendant les réunions et les mettre à disposition des participants.   
• Être le dépositaire de tous les documents de l’association. 
• Aider l’équipe du programme à rassembler et à examiner tous les rapports des projets. 
• Assister l’équipe du programme dans la rédaction des rapports annuels. 
• Diriger la préparation et la diffusion du bulletin d’information de fin d’année aux membres de l’AfHEA. 
• Assister l’équipe financière lors de l’audit des comptes de l’Association en fournissant les documents et informations requis.

3. Activités de planification de la conférence biennale

•  Coordonner les activités préalables à la conférence, en collaboration avec les organisateurs. 
•  Superviser la formation et le fonctionnement des comités de la conférence, notamment le Comité scientifique, le Comité de planification générale, le Comité d’organisation local, le Comité de mobilisation de fonds et le Comité des médias, du marketing et de la communication, etc. 
• Préparer et mettre à jour régulièrement la liste de contrôle de la conférence, en veillant à ce qu’elle soit respectée. 
• Prendre en charge le processus de gestion des résumés, en assurant la liaison avec le Comité scientifique et les auteurs des résumés. 
• Assurer toutes les communications avec les participants à la conférence. 
• Prendre en charge la gestion des VIP de la conférence. 
• Soutenir la gestion des VIP et des délégués de haut niveau de la conférence. 
• Participer à la recherche de prestataires de services pour la conférence, notamment un organisateur professionnel, un lieu de conférence, un système de gestion de conférence, des services d’interprétation et de traduction, l’hébergement, le dîner de gala, etc.
•  Participer à des missions de visite dans le pays hôte de la conférence. 
• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe financière pour soutenir la planification financière de la conférence.
• Soutenir le comité des médias, du marketing et de la communication dans la production de documents et de matériels liés à la conference.
• Soutenir l’équipe informatique et de gestion du site web dans la publication et la mise à jour des documents liés à la conférence sur le site web de l’AfHEA et les plateformes de médias sociaux. 
• Soutenir le comité de collecte de fonds dans l’exécution de son mandat, notamment en élaborant des offres de parrainage, en signant des accords de parrainage et en parrainant certains participants à la conférence conformément aux priorités de l’AfHEA.   
• Soutenir le Comité de gestion du programme de la conférence dans l’élaboration et la supervision du programme de la conférence et des intervenants, y compris les cérémonies d’ouverture et de clôture, le dîner de gala, les présentations orales, les présentations par affiches et les séances plénières.  
• Superviser le processus et le système d’inscription à la conférence, en étroite collaboration avec le professionnel chargé de l’organisation de la conférence et l’équipe du programme.  
• Compiler tous les rapports des rapporteurs de la conférence et des présidents du Comité de gestion du programme.  
• Superviser la compilation et la traduction des recueils de résumés  
• Préparer le rapport d’évaluation de la conférence. 
• En collaboration avec les équipes chargées du programme et des finances, établir les rapports techniques et financiers de la conférence, ainsi que les rapports destinés à chaque sponsor de la conférence, selon les besoins.  
• Participer à toutes les réunions liées à la conférence, rédiger le procès-verbal de chaque réunion et le communiquer à la direction, au personnel et aux comités de la conférence, selon les besoins.   

Le consultant devra également remplir toute autre fonction pertinente requise par le Directeur Exécutif. 

Objectifs et échéances

• Régulier: procès-verbaux des réunions de direction/du personnel, des réunions exécutives et des réunions de projet. Assistance pour les rapports techniques et financiers de l’AfHEA.
• Trimestriel: procès-verbaux des réunions du Conseil d’administration, rapports d’activité du Conseil d’administration et de la Direction Exécutive. 
• Annuel: rapports annuels et bulletins d’information. 
• Biennal: livre des résumés de la conférence, rapport d’évaluation de la conférence et autres documents liés à la conférence. 

Conditions requises

1. Exigences académiques

Maîtrise en économie de la santé, politique de santé, systèmes de santé ou dans un domaine connexe.

2. Expérience technique et opérationnelle

• Au moins 5 ans d’expérience pratique avérée dans des fonctions administratives, de gouvernance ou opérationnelles de haut niveau au sein d’une organisation internationale ou régionale, de préférence dans le secteur de la santé.
•  De solides compétences en matière d’organisation, de coordination et de soutien à la gouvernance. 
• Une excellente maîtrise de la communication écrite et orale. 
• La capacité à assurer la liaison avec diverses parties prenantes, y compris des représentants gouvernementaux. 

3. Compétences recherchées / Atout supplémentaire

• Expérience avérée dans le domaine du développement international, de la santé ou des organisations à impact social, basées sur le continent Africain.
• Expérience attestée dans la rédaction de rapports, de procès-verbaux et de communications de niveau élevé. 
• Expérience dans l’organisation de conférences ou d’événements à grande échelle.
• Connaissance des réseaux régionaux africains et des ONG internationales. 
• Excellentes compétences en communication écrite et orale bilingue ( Anglais et Français) 

4. Valeurs fondamentales

• Responsabilité 

• Intégrité 

• Professionnalisme 

• Confidentialité 

• Attention aux détails 

• Respect pour la diversité 

5. Compétences clés

• Capacité à mener plusieurs tâches de front et à respecter des délais restreints.

 • Conscience et sensibilité concernant la gestion liée aux conseils d’administration et aux conférences 

• Expérience dans la contribution à une culture d’entreprise diversifiée et inclusive. 

• Engagement à favoriser un lieu de travail inclusif et axé sur la croissance. 

• Résolution créative des problèmes 

• Communication efficace 

• Collaboration inclusive 

• Engagement des parties prenantes 

• Leadership par l’exemple 

Comment postuler

Les candidats intéressés doivent soumettre: 

1. Un CV détaillé et à jour décrivant les compétences et expériences pertinentes ainsi que les diplômes obtenus. 
2. Une lettre de motivation expliquant pourquoi vous êtes la personne idéale pour ce poste.
3. Au moins deux références

Les candidatures doivent être envoyées par e-mail à afhea24@gmail.com avant le 21 Septembre 2025 à 23 h 59 GMT. 

Seuls les candidats qui répondent aux critères requis seront contactés. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.