Dates and Venue for 5th AfHEA Scientific Conference

{lang en}Dear Colleagues,

I am pleased to inform you that the host country for the 5th AfHEA Scientific Conference, to take place from 11 – 14 March 2019, will be Ghana! Read on for a summary of how this decision was arrived at.

The AfHEA Board and Executives decided to adopt an open and transparent process in selecting the host country for the 2019 conference.  This was done to ensure transparency and fair participation from all AfHEA member countries, and as part of continuous improvement of our processes and procedures.  In the process, AfHEA came up with a total of 14 criteria (see Table 1 below) to assess the likelihood of countries to host the 2019 AfHEA conference.  Initially, following the 2016 conference in Rabat, five countries indicated an interest in or were suggested for bidding to host the next conference.

Thereafter, the Board developed and sent out a detailed questionnaire to representatives in these countries.  In the end, four out of the five initial countries responded to the questionnaire (the fifth asked for a few more months to submit but this was not granted in view of the tight schedule for organising the conference).  The questionnaire assesses, among other things, the capacity of the country to host the event, availability of local support and assistance, ease of obtaining airport visas and the presence of an interesting health financing story to share (see Table 1).  The Board set up a venue selection committee, with mandate to assist with the process of recommending the most probable country to host the 2019 AfHEA conference using the agreed criteria.

This selection committee was led by Board and Scientific Committee Member Prof John Ataguba of UCT. It also had as members the following: Ms Grace Njeri (AfHEA secretary), Dr Ogoamaka Chukwuogo (AfHEA executive committee member), Mr Pascal Ndiaye (AfHEA executive committee member), Dr Aida Zerbo (assistant AfHEA secretary) and Mr Morris Kouame (AfHEA executive committee member).

To ensure a high degree of objectivity, the committee used a uniform approach in collating and scoring the responses received from each country.  At the end of this process, Ghana emerged as the country with the highest score and was recommended to the Board for the next AfHEA conference.

The Board has unanimously accepted the recommendations of the selection committee and thanked the chair and members of the committee for their diligence and fairness in applying the agreed criteria. The choice of Accra also seemed appropriate to the Board, since the next conference will coincide with the 10th Anniversary of AfHEA, thus we will be returning to the venue where the association was originally founded in March 2009 for the anniversary conference.

The Board further mandated the Executive Director and Secretary to inform all the countries concerned about the results (which has been done) and to publish the outcome of the selection process to all and sundry, after obtaining the consent of the proposed host country, and thereafter to start preparations towards the next conference.

Please note that the dates for the next AfHEA conference are 11 – 14 March 2019.

Stay tuned for further details including general conference theme, exact conference venue in Ghana and related fees, as well as the call for abstracts. The various committees responsible for these aspects will be making those announcements.

 

Chris Atim

Executive Director

 

 

Table 1: A list of criteria used to assess countries

 

Criteria

1

Venue meeting place for up to 300 people and 4 break-out rooms plus secretariat room (need costs to assess feasibility)

2

Venue meeting place is easily accessible from the international airport (to avoid huge airport transfer costs)

3

Various accommodation options for different categories of participants, which are close to the conference venue

4

Official notice or contacts with Ministry of Foreign Affairs for visa facilitation for participants including clear procedures for those who have no embassy of the country to get visas in advance (airport visas)

5

Ministry of Foreign Affairs and Ministry of Health willing to issue participants the visa invitation letters

6

Availability of competent local event planner

7

Political stability and respect for individual rights and freedoms

8

AfHEA local chapter ready to support

9

Ministry of Health formally ready to co-sponsor

10

Support from other authorities or agencies including research centres in country (provide examples of such institutions)

11

Readiness of authorities to contribute through support for welcome cocktail and gala dinner

12

Country is a noted leader or has a significant health financing initiative or story to share with participants

13

State other advantages of country e.g. tourism attractions that could boost attendance by people capable of paying fees for themselves

14

Are there other notable reasons why this country should be selected to host the next conference?

{/lang}{lang fr}

Cher(è)s collègues

 

Je suis heureux de vous informer que le pays hôte de la 5ème conference d’AfHEA, qui sera tenue du 11 au 14 mars 2019, sera le Ghana. Ci-dessous, nous vous expliquons le processus et les critères suivis par le Conseil d’Administration (CA) pour aboutir à cette decision.


Le Conseil d’Administration (CA) et les exécutifs d’AfHEA ont décidé conjointement d’adopter un processus ouvert et transparent dans le choix du pays hôte de la conférence 2019 de AfHEA. Cela a été fait pour assurer la transparence et la participation équitable de tous les pays membres de AfHEA, de même que pour l’amélioration continue de nos processus et procédures. Dans le cadre de ce processus, le CA d’AfHEA a défini 14 critères (voir le tableau 1 ci-après) pour évaluer la probabilité d’un pays à accueillir la conférence de l’AfHEA 2019. A la suite de la conférence de Rabat à 2016, cinq pays se sont initialement prononcés et/ou ont été suggérés pour présenter une offre visant à accueillir la prochaine conférence.

 

Le Conseil d’Administration de AfHEA a par la suite développé et envoyé un questionnaire détaillé aux représentants de ces pays. À la fin, quatre de ces cinq pays initiaux ont répondu au questionnaire (le cinquième a demandé quelques mois de plus pour sa soumission, ce qui ne leur a pas été accordé compte du temps requis pour l’organisation d’une conférence). Le questionnaire évalue, entre autres, la capacité du pays à accueillir l’événement, la disponibilité du soutien local et de l’assistance, la facilité d’obtention des visas d’aéroport et l’existence d’une intéressante histoire de financement de la santé à partager (voir le tableau 1). 

 

Le CA a mis en place un comité de sélection du lieu de la conférence afin d’aider à recommander le pays d’accueil le plus probable pour la conférence AfHEA 2019 selon les critères convenus.

Le comité de sélection a été dirigé par notre membre du Comité d’Administration et du Comité scientifique, Professeur John Ataguba, de l’Université de Cape Town (RSA). Il a également eu comme membres ceux qui suivent : Mme Grace Njeri (Secrétaire de l’AfHEA), le Dr Ogoamaka Chukwuogo (Membre du comité exécutif de l’AfHEA), M. Pascal Ndiaye (Membre du comité exécutif de l’AfHEA), le Dr Aida Zerbo (Assistant secrétaire de l’AfHEA) et M. Morris Kouame (AfHEA Membre du comité exécutif).

 

Pour assurer un degré élevé d’objectivité, le comité a utilisé une approche uniforme dans la compilation et la notation des réponses reçues de chaque pays. À la fin de ce processus, le Ghana est apparu comme le pays ayant le meilleur score et a été recommandé au Conseil pour la prochaine conférence de AfHEA.

 

Le Conseil a accepté à l’unanimité les recommandations du comité de sélection et a remercié le président et les membres du comité pour leur diligence et leur équité dans l’application des critères convenus. Le CA a noté, par ailleurs que le choix du Ghana semble approprié aussi pour la raison que la prochaine conference aura lieu á l’occasion de la 10ème anniversaire d’AfHEA, et donc ce sera un retour, pour cet anniversaire significatif, au pays où l’association a été née en mars 2009.

 

Le Conseil a en outre mandaté le Directeur Exécutif et la Secrétaire d’informer tous les pays concernés des résultats obtenus (ce qui a été déjà fait), de publier les résultats du processus de sélection à tous les membres et, lorsque le consentement du pays hôte proposé sera obtenu de commencer les préparatifs de la prochaine conférence.

 

Vous êtes priés de bien noté que les dates retenues pour la prochaine conférence de AfHEA sont du 11 au 14 mars 2019.

 

Restez à l’écoute pour d’autres informations complémentaires, telles que le thème général de la conférence, le lieu exact de la conférence au Ghana et les frais y afferents, ainsi que l’appel aux résumés. Les differents comités responsables pour ces aspects feront ces annonces  au fur et à mesure.

 

Chris Atim

Directeur exécutif

 

Tableau 1: Liste des critères utilisés pour évaluer les pays Critères

 

Critères

1

Lieu de rencontre pour 300 personnes et 4 salles de séminaires et salle de secrétariat (coûts nécessaires pour évaluer la faisabilité)

2

Lieu de rencontre est facilement accessible depuis l’aéroport international (pour éviter d’énormes coûts de transfert à l’aéroport)

3

Différentes options d’hébergement pour différentes catégories de participants, proches du lieu de la conférence

4

Avis officiel ou contacts avec le ministère des Affaires Etrangères pour la facilitation des visas des participants, y compris des procédures claires pour ceux qui n’ont pas d’ambassade du pays pour obtenir des visas à l’avance (visas d’aéroport)

5

Le ministère des Affaires étrangères et le Ministère de la Santé souhaitent donner aux participants les lettres d’invitation au visa

6

Disponibilité d’un organisateur d’événements local compétent

7

La stabilité politique et le respect des droits et libertés individuels

8

L’association Nationale Affiliée à AfHEA est prête à soutenir la conférence

9

Le ministère de la Santé est formellement prêt à co-parrainer l’évènement

10

Soutien d’autres autorités ou organismes, y compris des centres de recherche dans le pays (fournir des exemples de ces institutions)

11

Volonté des autorités à contribuer par le soutien du cocktail de bienvenue et du dîner de gala

12

Le pays est un leader remarquable ou a une importante initiative de financement de la santé ou une histoire à partager avec les participants

13

Indiquer d’autres avantages du pays, par exemple les attractions touristiques qui pourraient stimuler la fréquentation des personnes capables de payer des honoraires pour eux-mêmes

14

Y a t-il d’autres raisons importantes pour lesquelles ce pays devrait être choisi pour accueillir la prochaine conférence?

 {/lang}